Inwestor chcąc przystąpić do użytkowania wybudowanego obiektu budowlanego, dla którego wydano decyzję o pozwoleniu na budowę, a który nie należy do kategorii obiektów budowlanych objętych obowiązkiem uzyskania decyzji o pozwoleniu na użytkowanie, zobowiązany jest do złożenia w odpowiednim organie nadzoru budowlanego zawiadomienia o zakończeniu budowy. Zawiadomienie o zakończeniu budowy należy także złożyć w przypadku zamiaru przystąpienia do użytkowania następujących obiektów budowlanych, których budowa możliwa jest po dokonaniu zgłoszenia budowy:
-wolno stojących budynków mieszkalnych jednorodzinnych,
-sieci: wodociągowych, kanalizacyjnych, cieplnych, telekomunikacyjnych oraz elektroenergetycznych obejmujących napięcie znamionowe nie wyższe niż 1 kV.

Do użytkowania obiektu budowlanego można przystąpić, jeżeli w terminie 14 dni od dnia złożenia zawiadomienia, organ nadzoru budowlanego nie zgłosi sprzeciwu w drodze decyzji.

Zamiast złożenia zawiadomienia o zakończeniu budowy inwestor może wystąpić z wnioskiem o wydanie pozwolenia na użytkowanie.

Zawiadomienie o zakończeniu robót budowlanych należy także złożyć w przypadku robót prowadzonych na podstawie decyzji o pozwoleniu na użytkowanie (robót określonych w tym pozwoleniu), po przystąpieniu do użytkowania obiektu budowlanego.
W przypadku chęci wcześniejszego przystąpienia do użytkowania obiektu budowlanego (przed wykonaniem wszystkich robót budowlanych objętych pozwoleniem na budowę), dla którego wymagane jest złożenie we właściwym organie nadzoru budowlanego zawiadomienia o zakończeniu budowy, koniecznym jest uzyskanie decyzji o pozwoleniu na użytkowanie (częściowym).

W przypadku, gdy projekt obiektu budowlanego nieobjętego obowiązkiem uzyskania pozwolenia na użytkowanie wymagał uzgodnienia pod względem ochrony przeciwpożarowej lub wymagań higienicznych i zdrowotnych, to inwestor dokonujący zawiadomienia o zakończeniu budowy zobowiązany jest zawiadomić (zgodnie z przepisami szczególnymi) o zakończeniu budowy i zamiarze przystąpienia do użytkowania:
-Państwową Inspekcję Sanitarną,
-Państwową Straż Pożarną.

Organy te zajmują stanowisko w sprawie zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym. Niezajęcie przez te organy stanowiska w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, traktuje się jak niezgłoszenie sprzeciwu lub uwag. W takim przypadku inwestor do zawiadomienia o zakończeniu budowy dołącza oświadczenia o braku sprzeciwu lub uwag ze strony wyżej wymienionych organów.

Inwestor może przystąpić do użytkowania obiektu budowlanego w przypadku, jeżeli organ nadzoru budowlanego w terminie 14 dni od dnia złożenia zawiadomienia o zakończeniu budowy nie zgłosi sprzeciwu w drodze decyzji. Po zakończeniu procedury, organ nadzoru budowlanego zobowiązany jest do zwrócenia inwestorowi oryginałów następujących dokumentów: dziennika budowy, protokołów badań i sprawdzeń oraz dokumentacji geodezyjnej. Ponadto przepisy ustawy Prawo budowlane nie nakładają na organ nadzoru budowlanego obowiązku potwierdzenia przyjęcia zawiadomienia poprzez wydanie aktu administracyjnego (funkcjonuje tzw. „milcząca zgoda”). Ewentualnie, inwestor może wystąpić z wnioskiem o wydanie przez właściwy organ zaświadczenia, które potwierdzi fakt dokonania zawiadomienia o zakończeniu budowy (zgodnie z art. 217-218 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Organ wydający pozwolenie na użytkowanie tj. organ nadzoru budowlanego nie bada prawidłowości projektu i ewentualnych jego wad, bo to nie leży w jego kompetencji, ma tylko stwierdzić, czy obiekt wykonano zgodnie z projektem i czy nadaje się do użytkowania. Nieprawidłowość projektu czy wady decyzji o pozwoleniu na budowę badane są w postępowaniu o pozwolenie na budowę i ewentualnie w postępowaniu nadzorczym organów architektoniczno-budowlanych.

Okoliczność wykonania robót budowlanych na podstawie ostatecznej decyzji o pozwoleniu na budowę i w okresie ważności tego pozwolenia, uprawnia inwestora do wystąpienia z wnioskiem o udzielenie pozwolenia na użytkowanie, o ile rozpoczęcie użytkowania obiektu uzależnione jest od uzyskania takiego pozwolenia.

Obowiązkiem zaś właściwego organu jest stwierdzenie na miejscu budowy, co winno zostać utrwalone protokołem, zgodności wykonania obiektu z warunkami zabudowy oraz warunkami pozwolenia na budowę. Późniejsze zaskarżenie w trybie nadzwyczajnym decyzji o pozwoleniu na budowę, nie ma znaczenia dla oceny, czy wykonany na podstawie ostatecznej decyzji o pozwoleniu na budowę obiekt zrealizowany został zgodnie z warunkami tego pozwolenia. Mogący się pojawić spór, czy istotnie roboty budowlane wykonane zostały w okresie ważności pozwolenia na budowę, powinien zostać rozstrzygnięty w toku postępowania wyjaśniającego w sprawie o pozwolenie na użytkowanie.

Informacje dodatkowe

1. Do zawiadomienia dołącza się oryginał dziennika budowy.
2. Jeżeli zawiadomienie o zakończeniu budowy dotyczy budynku mieszkalnego lub budynku z częścią mieszkalną, to w oświadczeniu o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym lub warunkami pozwolenia na budowę oraz przepisami zamieszcza się informację o dokonaniu pomiarów powierzchni użytkowej budynku i poszczególnych lokali użytkowych (w sposób zgodny z przepisami rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 25 kwietnia 2012 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego).
3. Oświadczenie kierownika budowy o doprowadzeniu do należytego stanu i porządku terenu budowy, powinno również obejmować drogi, ulice, sąsiednie nieruchomości, budynki lub lokale – w razie korzystania z nich.
4. Oświadczenie o właściwym zagospodarowaniu terenów przyległych należy złożyć w przypadku, gdy eksploatacja wybudowanego obiektu jest uzależniona od odpowiedniego zagospodarowania terenów przyległych.
5. Odbiór przyłączy powinien być potwierdzony przez gestorów sieci.
6. Zaświadczenie potwierdzające spełnienie warunku nieodpłatnego przekazania na rzecz gminy zrealizowanej inwestycji uzupełniającej dołącza się w przypadku, gdy inwestycja realizowana jest na podstawie umowy urbanistycznej. Jeżeli inwestycja uzupełniająca stanowi część obiektu budowlanego to warunkiem przystąpienia do użytkowania obiektów budowlanych stanowiących inwestycję główną będzie zakończenie robót budowlanych dotyczących inwestycji uzupełniającej. Kwestie te reguluje art. 37 i ust. 1-10 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym.
7. Kwestie wyniku audytu bezpieczeństwa ruchu drogowego reguluje art. 24l ust. 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych. Natomiast o uzasadnieniu zarządcy drogi stanowi art. 24l ust. 4 wymienionej ustawy. Dokumenty te dołącza się w przypadku zakończenia budowy drogi w transeuropejskiej sieci drogowej.
8. Jeżeli dokonano w trakcie budowy zmian nieodstępujących istotnie od zatwierdzonego projektu lub warunków pozwolenia na budowę, to należy dołączyć kopię projektu z naniesionymi zmianami (w razie potrzeby także z opisem) – w takim przypadku wyżej wymienione oświadczenie kierownika budowy powinno zostać potwierdzone przez projektanta i inspektora nadzoru (jeżeli został ustanowiony).
9. Oświadczenia o zgodności obiektu budowlanego z projektem i braku uwag lub sprzeciwu na rozpoczęcie użytkowania ze strony Państwowej Inspekcji Sanitarnej i Państwowej Straży Pożarnej dołącza się w przypadku, gdy projekt budowlany obiektu budowlanego nieobjętego obowiązkiem uzyskania pozwolenia na użytkowanie, wymagał uzgodnienia pod względem ochrony przeciwpożarowej lub wymagań higienicznych i zdrowotnych.
10. W przypadku reprezentowania inwestora przez pełnomocnika należy dołączyć pełnomocnictwo (wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej za jego udzielenie).

Ważne - Opłaty

1. Zawiadomienie o zakończeniu budowy zwolnione jest z opłaty skarbowej. Wyjątkiem jest realizacja poniżej wymienionych inwestycji, dla których przy składaniu zawiadomienia należy uiścić opłatę skarbową. Jej wysokość zależna jest od rodzaju i powierzchni użytkowej oddawanej do użytkowania inwestycji. Wynosi ona 25% stawek określonych w części III ust. 9 pkt 1 lit. a, b, c i e załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej. Pobierane są opłaty za dokonanie zawiadomienia o zakończeniu budowy (dla której organ nie wniósł sprzeciwu):
- warsztatów rzemieślniczych, stacji obsługi pojazdów, myjni samochodowych, garaży do pięciu stanowisk włącznie, placów składowych, postojowych i parkingów oraz obiektów magazynowych będących budynkami składowymi, chłodniami, hangarami i wiatami – przeznaczonych na prowadzenie działalności gospodarczej innej niż rolnicza i leśna – 0,25 zł za każdy m2 powierzchni użytkowej – jednak nie więcej niż 134,75 zł,
- placów składowych, postojowych i parkingów oraz obiektów magazynowych będących budynkami składowymi, chłodniami, hangarami i wiatami – służących celom gospodarczym w gospodarstwie rolnym – 3,50 zł;
- budynków kolejowych, takich jak: nastawnie, podstacje trakcyjne, lokomotywownie, wagonownie, strażnice przejazdowe i myjnie taboru kolejowego – 12,00 zł;
- stawów rybnych – 28,00 zł.
2. Zwolnione z obowiązku uiszczenia opłaty skarbowej jest złożenie zawiadomienia dotyczącego zakończenia budowy obiektu budowlanego zniszczonego lub uszkodzonego wskutek działalności spowodowanej ruchem zakładu górniczego lub klęsk żywiołowych.
3. W przypadku reprezentowania inwestora przez pełnomocnika należy uiścić opłatę skarbową w wysokości 17,00 zł za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa  (nie podlega opłacie pełnomocnictwo udzielane mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom lub rodzeństwu).

Podstawa prawna:

Ustawa prawo budowlane ( Dz. U. z 2016 poz. 290 ze zm.)