Zbliżające się wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku skłania przedsiębiorców do analizy, jakie dokumenty będą musieli przesyłać do systemu. Szczególne wątpliwości budzą faktury proforma, powszechnie wykorzystywane jako potwierdzenie zamówienia
lub zapowiedź płatności. Jak tłumaczy Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl, faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych, dlatego nie podlega obowiązkowi wprowadzania do KSeF.

- Faktura proforma pełni jedynie funkcję informacyjną – nie dokumentuje sprzedaży ani powstania obowiązku podatkowego. To zapowiedź przyszłej transakcji, na podstawie której kontrahent może dokonać płatności, ale nie stanowi dowodu księgowego – wyjaśnia Beata Tęgowska. Podkreśla, że KSeF został stworzony wyłącznie dla faktur sprzedażowych i korygujących, które wywołują skutki podatkowe.

Ekspertka zwraca uwagę, że choć proforma może przypominać zwykłą fakturę, nie należy jej mylić z dokumentem sprzedaży. - Nie trzeba i wręcz nie powinno się jej przesyłać do KSeF, ponieważ mogłoby to wprowadzić w błąd organy podatkowe lub kontrahentów.

Wysyłka proformy do systemu mogłaby zostać potraktowana jako faktyczna sprzedaż. Po otrzymaniu płatności na podstawie proformy przedsiębiorca powinien wystawić właściwą fakturę VAT, która już podlega przesłaniu do KSeF. - Dopiero ta faktura – a nie proforma – jest dokumentem księgowym, generującym obowiązek podatkowy – podkreśla ekspertka Systim.pl.

Podsumowując, faktury proforma nie są i nie będą wprowadzane do Krajowego Systemu e-Faktur. Proforma pozostaje narzędziem biznesowym o charakterze informacyjnym, a nie księgowym. Przedsiębiorcy powinni kontynuować dotychczasową praktykę – wystawiać proformy poza systemem, a dopiero po dokonaniu płatności generować faktury ustrukturyzowane w KSeF. - Dzięki temu unikną nieporozumień, zachowają przejrzystość rozliczeń i prawidłowo przygotują się do cyfrowego systemu fakturowania, minimalizując ryzyko błędów w dokumentacji podatkowej – podsumowuje Beata Tęgowska

***

Systim.pl to nowoczesny program do zarządzania firmą łączący zalety programów ERP do obsługi sprzedaży, magazynu i księgowości oraz systemów typu Intranet i CRM, przeznaczony dla mikro, małych i średnich firm