Wywieszanie informacji na klatkach schodowych budynków o zadłużonych lokalach mieszkaniowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 101 Poz. 926 ze zm.) „każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych”. Zgodnie z art. 6 ust 1 i 2 Ustawy „w rozumieniu ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.” Numer lokalu może być uznany za dane osobowe, ponieważ pośrednio na tej podstawie można określić tożsamość właściciela/użytkownika lokalu. W przypadku, gdy numer mieszkania wraz z kwotą zaległości czynszowych wywieszony zostanie na klatce schodowej, to każdy z jego mieszkańców, a także osoby trzecie na podstawie tych informacji może ustalić, o którego lokatora dokładnie chodzi.

W związku z powyższym, wywieszenie informacji o zadłużonych lokalach mieszkalnych jest przetwarzaniem danych osobowych (w rozumieniu Ustawy), ponieważ przez przetwarzanie danych osobowych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie, etc. Osoba fizyczna, prawna, czy też jednostka organizacyjna, która przetwarza dane osobowe jest administratorem danych, w wyniku czego wspólnota oraz spółdzielnia, a konkretnie zarząd wspólnoty i zarząd spółdzielni mieszkaniowej jest administratorem danych.

Ustawa określa szczegółowo, w jakich sytuacjach przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne. Artykuł 23 ust. 1 Ustawy wskazuje, że przetwarzanie danych jest dopuszczalne w sytuacji gdy:

1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę (…);
2) jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
3) jest to konieczne do realizacji umowy (…);
4) jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

W związku z powyższym aby przetwarzanie danych (wywieszenie informacji o zadłużonych lokalach), było legalne, administrator (czyli zarząd wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej) powinien wskazać upoważniający go do tego przepis prawa − zgodnie z art. 23 ust 1 pkt 2 Ustawy.
W przypadku wspólnoty mieszkaniowej podstawę przetwarzania danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej przez zarząd wspólnoty stanowią przepisy ustawy o własności lokali, a w zakresie nieuregulowanym w tych przepisach Kodeks cywilny. W przypadku spółdzielni mieszkaniowej podstawę przetwarzania danych osobowych członków spółdzielni jest ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych.

Należy zaznaczyć, iż żaden z wyżej wymienionych przepisów ustaw nie zezwala na podawanie do publicznej wiadomości danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej, czy spółdzielni mieszkaniowej poprzez wywieszanie numerów mieszkań wraz z przypisaną do nich kwotą zaległości. W związku z powyższym przepisy prawa nie stanowią podstawy do upublicznienia tego typu informacji, a ich wywieszanie stanowi naruszenie Ustawy o ochronie danych osobowych. Powyższe stanowisko podziela również Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

Ustawa o ochronie danych osobowych w rozdziale 8 wprowadza również przepisy karne, w konsekwencji czego, naruszanie przepisów niniejszej Ustawy nie pozostaje bezkarne. Zgodnie z art. 51 Ustawy „kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”
Na koniec warto zaznaczyć, iż za dane osobowe nie można natomiast uznać informacji określającej ogólną sumę zadłużenia danego budynku bez wskazywania numerów lokali mieszkalnych. W takim bowiem przypadku identyfikacja konkretnej osoby (właściciela/użytkownika lokalu) nie jest możliwa, w związku z czym nie można mówić o przetwarzaniu danych osobowych.