Fot. EBI24
Przy klasycznym, odręcznym podpisie trzeba liczyć się z długą procedurą zamykania operacji. Dostarczenie umowy, podpisanie, odesłanie jej – to czasem kwestia kilku a nawet kilkunastu dni. Na szczęście teraz nie jest to już jedyne rozwiązanie na jakie są skazani deweloperzy. Problem ten rozwiązuje odręczny podpis elektroniczny tzw. e-podpis.

Możliwość jego stosowania wprowadziło rozporządzenie unijne eIDAS obowiązujące wszystkie kraje UE od 1 lipca 2016 r. oraz Ustawa o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej z 5 września 2016 r. i nowelizacja Kodeksu Cywilnego z 8 września 2016 r. Należy pamiętać, że w kwestii ważności przepisów regulacje unijne są przed wszelkimi regulacjami krajowymi w tym opiniom wydawanym przez wszelkiego rodzaju instytucje. Dzięki tym rozwiązaniom prawnym jest możliwe zastąpienie dokumentów papierowych wersją elektroniczną. Nadszedł więc najwyższy czas na usprawnienie biznesu przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa danych.

E-podpis przyjmuje dwie formy. Z jednej strony to drogi i wymagający wielu procedur podpis certyfikowany. Jednak w tym znaczeniu mieści się także tzw. podpis kwalifikowany. Dzięki temu, że nie wymaga specjalnych pozwoleń ani drogiego oprogramowania, można go wykonać za pomocą powszechnie dostępnego rysika na tablecie lub smartfonie. Wydaje się on być najprostszym i najbardziej efektywnym rozwiązaniem w biznesie. Wystarczy bowiem zapoznać się z umową na tablecie/smartfonie oraz podpisać ją przy użyciu wspomnianego rysika i ekranu dotykowego. Po akceptacji dokument trafia bezpośrednio na skrzynkę e-mail osoby zainteresowanej. Rozwiązanie to, w swojej formie nieco przypominające od dawna stosowane potwierdzenie odbioru paczek u większości kurierów, niedawno zostało po raz pierwszy zastosowane na rynku deweloperskim.

Takie udogodnienie dla deweloperów budowlanych jako pierwsza zastosowała ostatnio polska platforma EBI24. Z jej usług skorzystała już m.in. duża francuska firma deweloperska, obecna w Polsce, Szwajcarii, Włoszech i Belgii. Aplikacja pozwala na natychmiastowe podpisanie i odesłanie każdej umowy do kontrahenta. Podpis rysikiem jest ważny a wszystkie kroki związane z przebiegiem procesu podpisania umowy są rejestrowanie i przypisywane do danej osoby (użytkownika lub partnera) oraz konkretnego dokumentu. W przypadku sporu, utrwalenie dokumentu w systemie stanowi dowód wiarygodności dokonanych czynności. Oznacza to, że w przypadku złożenia podpisu drogą elektroniczną platforma pełni rolę sygnatariusza, co dodatkowo wzmacnia wiarygodność dokumentu podpisanego drogą elektroniczną.

Należy się spodziewać, że tego rodzaju rozwiązania staną się co raz bardziej powszechne. Czy papier i długopis, wobec tego odejdą w niebyt? Całkowicie, w najbliższej przyszłości na pewno jeszcze nie. Umowa kupna – sprzedaży podpisywana w obecności notariusza nadal ma obowiązującą formę papierową. Jednak z dużym prawdopodobieństwem można się spodziewać, że tablet i rysik będą co raz bardziej powszechne nie tylko na rynku deweloperskim. Zastosowań tego typu rozwiązania jest bardzo wiele i zapewne będzie ono coraz powszechniej stosowane w innych branżach. Co ważne tego typu rozwiązanie może dodatkowo pozwolić na rezygnacje z co raz szerszej gamy dokumentacji w formie papierowej i zamianę jej tylko na formę elektroniczną. Tak jest po prostu łatwiej, szybciej i taniej.

System EBI24 to prosty, intuicyjny i bezpieczny w obsłudze system wspomagający prowadzenie biura i obieg wszystkich rodzajów dokumentów - pozwala zamienić́ dokumentacje papierową na elektroniczną. System EBI24 umożliwiają również łatwe zarządzanie dokumentami w relacjach firma-firma, ale również wewnątrz przedsiębiorstwa. EBI24 pozwala na elektroniczne tworzenie różnego rodzaju dokumentów w tym faktur, przechowywanie i bezpieczną archiwizację a także zdalny podpis elektroniczny oraz obsługę JPK. EBI24 poza obsługą faktur, umów i innych typów dokumentów, w tym kasowych, magazynowych, daje możliwość tworzenia własnych szablonów dokumentów lub korzystania, z tych które już są dostępne w systemie oraz generowania raportów. Dzięki ewidencjonowaniu łańcucha zdarzeń – system pozwala na sprawdzenie statusu dokumentów, w tym czy dokument został odebrany, podpisany (oraz weryfikację integralności danych), zapłacony. Dostęp do usług możliwy jest przez sieci, 24/7. Zaletą systemu stworzonego w oparciu o rozwiązania chmurowe, w modelu SAAS jest jego wszechstronność, przy jednoczesnej możliwości konfiguracji z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb klienta. Ogromną zaletą programu jest również kompatybilność z innymi popularnymi programami finansowo – księgowymi oraz fakt, że spełnia on wszystkie wymagania prawne, również te nadchodzące. EBI24 pozwala także na tworzenie interakcji z własnymi rozwiązaniami, jak również przystosowanie poszczególnych funkcji do indywidualnych potrzeb. Wszystkie te elementy sprawiają, że EBI 24 to rewelacyjne narzędzie dla osób, którym zależy na porządku w dokumentach, a także na łatwej ich wymianie między przedsiębiorstwami i pełnej kontroli z dowolnego miejsca w dowolnym czasie.