W celu skorzystania z usług pośrednika w obrocie nieruchomościami/przedsiębiorcy świadczącego takie usługi niezbędne jest podpisanie umowy pośrednictwa w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Powyższy obowiązek/formę zawarcia umowy określił ustawodawca w Ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z art. 180 ust. 3 powyższej ustawy „zakres czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami określa umowa pośrednictwa. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W umowie wskazuje się pośrednika w obrocie nieruchomościami odpowiedzialnego zawodowo za jej wykonanie oraz numer jego licencji zawodowej. W umowie zamieszcza się oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami”. Powyższa treść przepisu obowiązuje do końca roku, ponieważ zgodnie z nowelizacją, treść przepisu od 01 stycznia 2014 roku ulegnie zmianie – „zakres czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami określa umowa pośrednictwa. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności”. Jednakże należy zaznaczyć, iż pośrednik w obrocie nieruchomościami w dalszym ciągu będzie podlegać obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z pośrednictwem w obrocie nieruchomościami. Powyższe zmiany mają związek z deregulacją.

Umowa pośrednictwa jest dokumentem określającym zasady współpracy pośrednika z klientem. Przede wszystkim pośrednik w obrocie nieruchomościami jest zobowiązany do wykonywania czynności zmierzających do zawarcia umowy między potencjalnymi kontrahentami zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa i standardami zawodowymi, ze szczególną starannością właściwą dla zawodowego charakteru tych czynności oraz zasadami etyki zawodowej. Ponadto powinien kierować się zasadą ochrony interesu osób, na których rzecz wykonuje te czynności. Zadania pośrednika określa umowa pośrednictwa. Co do zasady, działania pośrednika mają zmierzać do zawarcia umowy pomiędzy potencjalnymi kontrahentami. Jednakże od zawarcia umowy pośrednictwa do transakcji jest długa droga, w szczególności biorąc pod uwagę ciężką sytuację na rynku obrotu nieruchomościami. Pośrednik w obrocie nieruchomościami musi włożyć wiele wysiłku żeby znaleźć kontrahenta dla strony umowy pośrednictwa – potencjalnych klientów poszukujących ewentualnie oferujących dany obiekt. Wiąże się to nie tylko z wielogodzinnym poszukiwaniem takich osób, ale również z prezentacją nieruchomości w terminach dogodnych dla stron. W przypadku, gdy stroną umowy pośrednictwa jest osoba zainteresowana zbyciem nieruchomości, pośrednik może również być zobowiązany na podstawie umowy do prowadzeniu działań marketingowych, w tym prezentowania nieruchomości na portalach internetowych. Po znalezieniu potencjalnych klientów pośrednik nieruchomości, w sytuacji gdy potencjalni kontrahenci sobie tego życzą i umowa pośrednictwa to przewiduje, pośrednik nieruchomości pomaga w negocjacjach, w organizacji transakcji. W profesjonalnych, dużych podmiotach oferujących usługi w obrocie nieruchomościami, klient może liczyć również na wsparcie prawnika specjalizującego się w obsłudze rynku obrotu nieruchomościami.

Oczywiście za wykonane usługi pośrednikowi przysługuje wynagrodzenie określone w umowie pośrednictwa. Zazwyczaj wynagrodzenie określane jest procentowo i liczone od ceny transakcyjnej nieruchomości. Obecnie prowizje za usługi pośrednictwa wahają się pomiędzy 1,5-3% ceny transakcyjnej (+VAT) w przypadku umowy pośrednictwa kupna lub sprzedaży.

Zdarzają się sytuacje, w których pomimo wysiłku i poświęconego czasu pośrednika na skojarzenie ze sobą potencjalnych stron przyszłej transakcji, klient pośrednika, strona umowy pośrednictwa zaczyna szukać sposobu, żeby uniknąć obowiązku zapłaty wynagrodzenia pośrednikowi. W takiej sytuacji, zdarza się, że strona umowy pośrednictwa informuje pośrednika, że rozmyśliła się – nie sprzeda, bądź nie kupi nieruchomości – myśląc, że pośrednik nieruchomości nie dowie się o przeprowadzonej transakcji. Niezależnie od negatywnej oceny powyższego postępowania, prędzej czy później pośrednik nieruchomości dowie się o przeprowadzonej transakcji. Obecnie każdy z nas, dzięki Ministerstwu Sprawiedliwości, ma szybki dostęp do elektronicznych ksiąg wieczystych, dzięki czemu w szybki sposób może dowiedzieć się o przeprowadzonej transakcji i stronach transakcji. W większych przedsiębiorstwach świadczących usługi w obrocie nieruchomościami, zostały wyodrębnione specjalne komórki organizacyjne, które zajmują się monitoringiem takich transakcji.

Jak zostało to na początku zaznaczone, dla swojej ważności umowa pośrednictwa wymaga formy pisemnej. Zdarzają się również przypadki, w których pośrednik mając zaufanie do klienta podejmuje czynności objęte umową pośrednictwa, de facto realizuje ją, zanim zostanie podpisana umowa pośrednictwa. W takiej sytuacji klienci pośrednika odmawiają zapłacenia wynagrodzenia, twierdząc, że brak jest podstawy do zapłaty wynagrodzenia zważywszy, ze umowa nie została zawarta w formie pisemnej. Częściowo mają rację, ponieważ rzeczywiście wynagrodzenie na podstawie niezawartej w formie pisemnej umowy jest niemożliwe, jednakże Kodeks cywilny przewiduje inną możliwość dochodzenia należnego wynagrodzenia, a mianowicie poprzez instytucję bezpodstawnego wzbogacenia. Taką koncepcję potwierdza również jurydykatura sądów. Tytułem przykładu Sąd Rejonowy w Koszalinie (sygn. akt V GC 425/12) stwierdził, iż „w przedmiotowej sprawie nie doszło do zawarcia umowy pośrednictwa jednak powód [przedsiębiorca świadczący usługi w obrocie nieruchomościami] wykonał swoje zobowiązanie czyniąc pozwanego [klienta, który de facto nie zawarł umowy pośrednictwa w formie pisemnej] bezpodstawnie wzbogaconego o wartość tejże usługi. (…) Wprawdzie powód nie mógł skonstruować roszczenia w oparciu o węzeł prawny / skutek wymogu zawarcia umowy pośrednictwa w formie pisemnej / ad solemnitatem/. Zdaniem Sądu powód zasadnie, zgodnie z obowiązującym porządkiem prawnym sięgnął po konstrukcję instytucji bezpodstawnego wzbogacenia”.